10 důvodů, proč v roce 2024 zrušit pracovní e-mailovou komunikaci

Člověk ve vedoucí pozici denně dostane 121 e-mailů a jejich řešením stráví 4,1 hodiny (více než polovinu pracovního dne). Přitom běžný zaměstnanec e-mailů odešle „jen“ 24, z toho 2 jsou odpovědi na příchozí. Tahle statistika jasně říká, že drtivá většina e-mailů zůstane bez odpovědi, což generuje nekonečnou spirálu více či méně gentle reminderů (=mírných připomínek). Jak z téhle neefektivní bubliny ven? Zahoďte ten e-mail jednou provždy.

Cože? Jste upadli, ne? Proč?

No dobře, tak Parettovo pravidlo. Zahoďte 80 % e-mailů jednou provždy kvůli těmto 10 důvodům.

1. E-mail je jen 40 let stará elektronická verze poštovní schránky

Jak moc se e-mail změnil od svého vzniku? Zas tak moc ne. Přibyly přílohy, filtry, spam složka, … Ale ve své podstatě e-mailová schránka je pořád jen elektronickou verzí poštovní schránky alias skříňky na dopisy.

Úplně první e-mail mezi počítači poslal Ray Tomlinson přes ARPANET v roce 1971. V roce, kdy se v Československu na silnicích proháněli žigulíci, trabanty a pár stodesítek, v době kdy 20 % domácností nemělo ani televizi.

Teď si vezměte, jak moc se změnilo připojení k Internetu za tu dobu. Od připojení vůbec první veřejné české instituce (ČVUT) v roce 1992, přes převážně dial-up připojení, které v roce 2008 mělo jen 32 % domácností, po dnešní smartphony s mobilním internetem v kapse skoro každého, včetně školáků.

👉 Stejně jako dneska nejezdíte v žigulíku a nepřipojujete se k internetu přes dial-up, nekomunikujte pomocí zastaralých nástrojů, jako je e-mail. Zvlášť když existují alternativy pro spolupráci a delegování úkolů vhodnější než e-mail.

2. E-mail zhoršuje work-life balance

Psychologové se shodují, že výhodám e-mailu se těší především odesílatel, protože zátěž disproporčně dopadá na příjemce. Příjemce za e-mail platí svou pozorností, kterou musí tříštit mezi e-mail a další úkoly.

Tento fenomén ještě umocnily chytré telefony. Jednak proto, že je máme u sebe pořád a očekávání odesílatelů ještě vzrostla. Ale taky proto, že e-mail si sice přečteme odkudkoliv, ale řada pracovních nástrojů z mobilu otevřít nejde, nebo ne plnohodnotně. Tím pádem se sice dozvíme, že je potřeba něco řešit, ale už to nemůžeme dotáhnout. To jen přispívá celkové roztěkanosti.

Proč příjemce tříští pozornost a nevyřeší si e-maily v klidu najednou?

Jasně, teoreticky to jde si nechat e-maily na jeden nebo dva soustředěné bloky za den. Ale je to těžké hned z několika důvodů:

• Naučili jsme se očekávat odpověď maximálně do druhého dne, spíš rychleji. Vždyť to zabere jen minutku, že. Pokud do té doby odpověď nepřijde, hrozí, že přijde reminder (připomínka) s (ne)vyřčenou výčitkou.
• V řadě pracovních týmů je na rychlost odpovědi nastavené KPI.
• Pracovníci ve vyšších pozicích si uvědomují, že svou nereakcí mohou blokovat zbytek týmu, proto se snaží odpověď maximálně urychlit.
• Levný dopamin. Naše mozky jsou udělané tak, aby se chtěli dozvědět, co je nového. Jsou za to odměňovány dopaminem. Takže odolat notifikacím je extrémně těžké z evolučních důvodů.

3. E-mail dostává komunikaci do slepé uličky

Výhodou e-mailu je, že je to nástroj asynchronní komunikace. To mu nemůžeme upřít. Napíšete a druhý člověk odpoví, až se to jemu hodí na rozdíl třeba od ještě otravnějšího telefonování. Realita je však trochu problematická viz bod o work-life balance.

Odesílatelé jsou netrpěliví, mají vysoká očekávání a vyžadují, aby komunikace přes e-mail byla skoro synchronní. Nejspíš jim chybí okamžitá zpětná vazba, která příjemce (skoro) nic nestojí a kterou můžou dostat v modernějších komunikačních nástrojích. To, co jinde odbydete smajlíkem nebo fajfkou ve smyslu „zobrazeno“, to v e-mailu neexistuje. Existuje jen další e-mail, který poletí do schránky.

Nestačí psát e-maily a čekat, že lidi odpovědí.

Říká český machr na SEO Pavel Ungr. Jak pracuje s nástroji, aby se odpovědi dočkal, ukazuje ve Freelo.TV.

4. E-mail je stvořený pro diskuzi dvou lidí

Je evidentní, že v době, kdy e-mail vznikal, fungovala pracovní komunikace jinak než dnes. Do dopisu se dávaly jen velmi důležité informace, o kterých musel být písemný záznam. Zbytek se řešil osobně, výjimečně po telefonu. Dopis se týkal jen příjemce a adresáta, maximálně se z něj dělala kopie pro archivaci.

Dnes však u e-mailů často očekáváme zapojení více lidí. Píšeme celému týmu a očekáváme reakci, nebo se ptáme na víc věcí, které interně řeší více lidí. A tím vším přeposíláním a kopiemi se e-mail strašně tříští. Na to, jak správně používat odpovědět všem byste potřebovali málem doktorát. Jednou ho nedáte a celá informační smyčka je v háji. Jindy ho dáte a zbytečně spamujete 20 lidí, které to už dávno přestalo zajímat.

Nepříjemná situace nastane, když víc lidí z vašeho týmu dostane dotaz. Vy začnete psát a když odpověď odešlete, zrovna dorazí odpověď od kolegy. A aby se to úplně zkomplikovalo, tak odpoví něco jiného než vy. Řešením téhle patálie, ke které na prvním místě nemělo dojít, protože jste se akorát dublovali, oba strávíte až desítky minut. Úplně zbytečně.

👉 Přitom jsou nástroje na organizaci práce a týmovou komunikaci, které se zapojením více lidí z týmu i napříč týmy počítají.

5. E-mail nezvládá velký objem dat

E-mail sice umí přílohy, ale jsou na ně limity, které nevyhovují dnešním standardům. Proto vás nutí do využívání úložišť. Jenže ne všechna úložiště a všichni e-mailoví poskytovatelé jsou spolu kompatibilní. Navíc spoléháním na externí služby se zvyšuje bezpečnostní riziko. Takže i externí odkazy e-mailoví zprostředkovatelé často penalizují.

👉 Nástroj, ve kterém komunikujete a který má zároveň zabezpečené úložiště s dostatečným prostorem, představuje pohodlnější řešení.

6. E-mail vám předá informaci – bez kontextu a neuspořádaně

Problém e-mailu je, že i když v něm vznikají vlákna, informace nejsou nijak utříděné.

Na první pohled

• nevidíte, kterého projektu se e-mail týká,
• nevíte, jak moc je urgentní,
• už vůbec si je podle toho nedokážete uspořádat.

Pokud to tam vyloženě někdo nenapíše do těla e-mailu není ani jasné, kdo je za úkol zodpovědný a kdo má co vypracovat. A že to tam často napsané není, protože lidi v závalu e-mailů občas zapomínají na základní sdělení.

Jistě, dají se vytvářet složky a štítky, které lze do značné míry zautomatizovat. To trochu pomůže, ale pořád je to jen plivnutí do moře oproti veškeré diskuzi na jednom místě, přehledu o úkolech s termíny a prioritami a notifikacemi s individuálním nastavením.

7. E-mail nemá 100% ochranu před spamem

Jasně, spam filtry jsou čím dál chytřejší, jenže to jsou i ti, co spam posílají. Navíc do spamu někdy spadne i něco důležitého. Nebo se na to lidi jen vymlouvají?

8. Změna jména nebo nahrazení pracovníka je neřešitelný problém

Standardní e-mailové adresy, zejména pracovní, znějí jmeno.prijmeni@firma.koncovka. Když si změníte jméno, tak potřebujete novou adresu. A všichni lidi, co vám píšou, se to musí dozvědět. Když k tomu připočítáte, že pomocí e-mailu se přihlašujete do mnoha dalších pracovních aplikací, je změna jména totální osina v zadku.

Další problém nastane, když zaměstnanec odejde, ať už na mateřskou do důchodu, nebo za jinou pracovní nabídkou. E-mailová schránka na jeho jméno se nesmí podle GDPR přesměrovat na nikoho jiného. Tím pádem s jeho odchodem jako byste veškerou komunikaci vyhodili do koše a jeho nástupce začíná všechny konverzace na zelené louce. Zvlášť v době větší fluktuace se tahle ztráta informací stává velkou bariérou v komunikaci.

9. AI zatím jen přispívá k nepřesnosti e-mailu

Když se v roce 2022 rozšířil ChatGPT mezi veřejnost, netušili jsme, co přesně to přinese. Záhy svitla naděje, že dokáže shrnout úmorné e-maily a reporty do pár vět a stejně tak z pár slov vytvořit zdvořilou a obsáhlou formální odpověď. S postupnými vylepšeními a verzí 4 se to stalo realitou, takže vám s e-maily pomůže buď přímo ChatGPT nebo nějaký placený nástroj s integrovaným jazykovým modelem. Ale…

Zkoušeli jste si ta shrnutí udělat z delšího textu, který opravdu dobře znáte? My mnohokrát a nestačili jsme se divit, co za novinky se v shrnutí objevily. Rozhodně bychom na shrnutí textu od AI nespoléhali, což je jeden z hlavních důvodů, proč jsme do našeho nástroje Freelo zatím žádnou AI vychytávku neimplementovali.

I kdyby to zkreslení bylo minimální, tak si představte, že vám někdo pošle e-mail, který mu napsala AI, vy si ho necháte AI shrnout a odpověď zase napíše AI. Dopadnete jako ve hře na tichou poštu. Tohle nejspíš nebude cesta správným směrem. Pracovní komunikace nepotřebuje postupné změny, ale radikální řez.

Lidé nevědí, co chtějí, dokud jim to neukážete.

Trefně poznamenal Steve Jobs, zastánce radikálních inovací oproti drobným vylepšením.

10. Technologie se přizpůsobují e-mailu, mělo by to být naopak

Jak se vše přizpůsobuje e-mailu vlastně popisuje i předchozí bod. Dalším příkladem za všechny je telefon Blackberry, který vzniknul kvůli e-mailům. Pamatujete si ho? BlackBerry si na začátku milénia pořizovali pracovně vytížení jedinci především kvůli fyzické QWERTY klávesnici. Díky ní poprvé zvládali e-maily nacvakat skutečně odkudkoliv. Průměrný laptop tehdy totiž vážil 2,5 – 3,5 kg, což úplně není na přenášení v kabelce.

Revoluční komunikační nástroj se dostal i do populární kultury. Skoro hlavní roli si telefon BlackBerry zahrál i v brakové knize 50 Shades of Grey, kde slouží jako prostředek neustálé kontroly od dominantního Christiana. Do druhého desetiletí 21. století se stejně jako do filmového zpracování už nedostal. E-maily samozřejmě zůstaly netknuté, jen se přesunuly do modernějšího iPhonu.

Vylepšovat způsob komunikace, který je sám o sobě za zenitem, bohužel nevede k dobrému výsledku. Chce to poodstoupit, zamyslet se, co je reálně problém v pracovní komunikaci, a vyřešit ten.

Kdybych se zeptal lidí, co chtějí, řekli by rychlejší koně.

Říkal Henry Ford, první masový výrobce automobilů.

Proč teda chceme „rychlejší“ e-mail, když můžeme mít něco mnohem lepšího? Konec filipiky proti e-mailům.

Jazykový tip na závěr: Píše se e-mail nebo email?

Vypadá to, že největší posun týkající se e-mailu je, že Ústav pro jazyk český uznal psaní tohoto slova jako email.